Fra il foglio Excel e il CMMS industriale c'è quasi tutta la manutenzione di una PMI.

CMMS sta per Computerized Maintenance Management System: un sistema informatico per la gestione della manutenzione, nato nei reparti dove la manutenzione è un mestiere a tempo pieno. Il suo cuore non è il calendario ma l'ordine di lavoro — una richiesta che diventa un intervento assegnato a un tecnico, con le ore spese, i ricambi prelevati dal magazzino e il costo che ne esce. Attorno a quello ruotano le giacenze dei ricambi, i contratti con i fornitori e i cruscotti con gli indicatori di reparto.

Nella maggior parte delle piccole imprese la manutenzione non ha un reparto: ha una persona che se ne ricorda. Il problema non è smistare un intervento fra sei tecnici, è sapere che il controllo semestrale degli estintori scade fra due settimane, che il compressore è a 460 ore sulle 500 del tagliando e che la verifica dell'impianto di terra risale a cinque anni fa. È un problema di registro e di scadenze, non di ordini di lavoro.

Da qui nasce l'equivoco di chi cerca «software gestione manutenzione»: si finisce su strumenti pensati per venti manutentori e si conclude che sono troppo complicati, oppure si resta sul foglio Excel perché tutto il resto sembra sovradimensionato. In mezzo c'è la fascia che serve alla maggior parte delle PMI — un registro dei beni condiviso, con le scadenze calcolate e i documenti attaccati — ed è la parte di cui si parla di meno.

Un foglio basta quando i beni sono pochi e stabili, la persona che li segue è una sola e nessuno ti chiede di esibire lo storico. Dieci o quindici righe, una o due scadenze per riga, tutte a calendario: un file ordinato, aggiornato dopo ogni intervento e stampato ogni tanto regge senza problemi, ed è meglio di uno strumento comprato e abbandonato dopo tre mesi.

La forma scritta, del resto, la chiede la norma, non il software. Il D.Lgs 81/2008 all'art. 71 c. 9 chiede che i risultati dei controlli siano riportati per iscritto e che almeno quelli degli ultimi tre anni siano conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza: è un requisito di contenuto e di conservazione, non di strumento. Un foglio stampabile soddisfa la forma scritta, e nessun programma rende valido un dato che dentro non c'è.

Il foglio smette di bastare quando succede una di tre cose: le persone che devono vedere le scadenze diventano due, e il file vive sul computer di una sola; le cadenze non sono più tutte a calendario, perché le ore del compressore su un calendario non stanno; oppure serve lo storico e si scopre che la cella dell'ultima data è stata sovrascritta quattro volte. Il segnale vero non è il numero di beni: è la prima scadenza passata senza che nessuno se ne accorgesse.

Un CMMS è la scelta giusta quando la manutenzione è un'attività organizzata e non un elenco di scadenze: c'è una squadra a cui assegnare il lavoro, le richieste di intervento arrivano dalla produzione e vanno smistate, i ricambi hanno un magazzino con giacenze e punti di riordino, e il costo di ogni fermo va imputato da qualche parte. Se queste quattro frasi descrivono la tua azienda, il resto di questa guida ti riguarda poco.

Gli altri due segnali sono gli indicatori e le integrazioni. Se qualcuno ti chiede il MTBF (tempo medio fra due guasti) e il MTTR (tempo medio di riparazione) per linea, la quota di manutenzione preventiva sul totale o il costo di manutenzione per pezzo prodotto, servono i dati di ore, ricambi e fermi — e quei dati li raccoglie solo uno strumento costruito per raccoglierli. Lo stesso vale se anagrafiche e ordini devono viaggiare verso l'ERP o il gestionale di produzione.

Il costo, in questi casi, non è solo il canone. Un CMMS si configura: anagrafiche gerarchiche, cicli di manutenzione, magazzino, utenti e permessi, e poi la formazione di chi lo userà tutti i giorni. È un progetto, con un responsabile e un calendario. Avviarne uno per quindici beni e due persone è il modo più rapido per ritrovarsi, dopo tre mesi, con un CMMS vuoto e il vecchio foglio di nuovo aperto.

ToriSet copre la fascia in mezzo: da una decina a qualche centinaio di beni, scadenze che vengono da una norma o dal manuale del fabbricante, più persone che devono vederle. Ogni bene ha la sua scheda con sede, matricola, foto e documenti allegati; le scadenze si calcolano dall'ultimo intervento registrato — a mesi, a ore di utilizzo o «quello che arriva prima» — e i promemoria partono per email 30, 14, 7 e 1 giorno prima, a te e a chi deve intervenire. Gli interventi restano nello storico con esito e allegati, e un QR sul bene apre la sua scheda a chi lo usa.

Quello che ToriSet non fa conta quanto il resto, perché è la ragione per cui a volte la risposta giusta è un altro strumento: non gestisce ordini di lavoro né richieste da smistare a una squadra, non tiene il magazzino ricambi, non fa contabilità dei costi per intervento e non calcola indicatori come MTBF e MTTR. Non certifica niente: le verifiche periodiche restano ai soggetti abilitati, il manutentore resta il manutentore e gli adempimenti restano in capo al datore di lavoro.

I piani, in chiaro: Free tiene 10 prodotti e 3 persone, non scade e non chiede la carta di credito; Pro arriva a 50 prodotti e 5 persone a 9 €/mese + IVA; Ultimate a 250 prodotti e 10 persone a 29 €/mese + IVA. I componenti che stanno dentro un altro prodotto — la pompa di un impianto, il motore di una barca — non consumano il limite del piano: un registro dettagliato non costa più di uno sommario.