Uno scadenzario non è un elenco di date: è una regola di calcolo e un nome accanto.

Che lo si scriva «scadenzario» o «scadenziario» — la prima è la grafia dei dizionari, la seconda è quella che quasi tutti digitano — l'oggetto è lo stesso: l'elenco delle manutenzioni che tornano, con la data della prossima. Il problema è che quasi tutti gli scadenzari nascono al contrario, partendo dalle date che qualcuno si ricorda e mettendole in colonna. Funziona finché i beni sono dieci e la persona che li segue è una sola.

Uno scadenzario che regge quando i beni diventano quaranta fa tre cose. Tiene una riga per ogni manutenzione ricorrente, non per ogni macchina: un estintore ne occupa quattro. Calcola la prossima data invece di ricopiarla, partendo dalla data dell'ultimo intervento davvero eseguito. E mette un nome accanto a ogni riga, perché una scadenza senza responsabile non è di nessuno — e nessuno la nota finché non è passata.

Il resto di questa pagina è la forma minima: le nove colonne che servono, le tre regole con cui si calcola la prossima data, da dove viene il numero che scrivi nella colonna della cadenza, e i punti precisi in cui un foglio di calcolo smette di essere affidabile.

La prima è a calendario: tanti mesi dall'ultimo intervento eseguito. Il controllo semestrale di un estintore fatto il 12 febbraio porta il successivo ad agosto, non a giugno perché «i controlli si fanno a giugno»: si conta dalla data vera, e chi ha fatto slittare una visita di un mese si porta dietro lo slittamento per sempre. È la regola più diffusa ed è anche quella che si sbaglia più spesso, perché in un foglio la prossima data si scrive a mano e resta dov'è quando l'intervento si sposta.

Una variante del calendario è la data fissa: «entro il 30 aprile di ogni anno», oppure la scadenza secca stampata su un documento o punzonata sull'apparecchio — la revisione di un furgone, l'anno di collaudo del serbatoio di un estintore. Qui la prossima data non dipende da quando è stato fatto l'ultimo intervento: la fissa il documento, e va copiata da lì. Tenerla distinta dalle altre evita di ricalcolare una data che non si calcola.

La seconda regola è a contatore: ore di moto, chilometri, cicli di lavoro. Il tagliando di un compressore «ogni 500 ore» non ha una data finché qualcuno non legge il contatore, e 500 ore si fanno in tre mesi o in undici a seconda della stagione. Servono quindi due cose che un calendario non ha: la lettura con la sua data e l'abitudine di aggiornarla. Da due letture si stima il consumo, e dal consumo si ricava quando le ore mancanti finiranno.

La terza è la combinazione delle prime due: «ogni 100 ore oppure 12 mesi, quello che arriva prima». Sono due orologi che corrono insieme e vince il più veloce. È la regola scritta sulla maggior parte dei manuali dei motori, ed è quella che un foglio tiene peggio: si finisce per seguire l'orologio comodo — i mesi, che avanzano da soli — e per accorgersi delle ore quando la macchina è già andata oltre.

Il primo cedimento è lo storico. In un foglio la prossima data sta in una cella, e quando l'intervento viene fatto quella cella si sovrascrive: la data precedente sparisce e l'esito non c'è mai stato. È il contrario di quello che chiede il D.Lgs 81/2008 all'articolo 71 comma 9 — i risultati dei controlli riportati per iscritto, almeno quelli degli ultimi tre anni conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza. Uno scadenzario che conserva solo la riga di oggi non ha niente da mostrare di ieri.

Il secondo è che i documenti stanno altrove. Verbali, rapportini e fatture finiscono in una cartella di rete ordinata per fornitore o per anno, mentre il foglio conosce solo le date: il giorno in cui qualcuno chiede il verbale del controllo di marzo, la data si trova in un secondo e il PDF in mezz'ora. Sono due archivi che parlano della stessa cosa e non si conoscono.

Il terzo è che un foglio non avvisa. La cella rossa funziona solo se qualcuno apre il file, e il file sta su un computer solo: chi lo tiene aggiornato va in ferie, cambia ruolo o cambia lavoro, e lo scadenzario esce dall'azienda insieme a lui. Il quarto è il più silenzioso ed è una colonna che non c'è: senza un nome accanto alla riga e senza la fonte accanto alla cadenza, nessun altro può prendersi la scadenza né verificare che quel numero sia giusto.