Il registro delle manutenzioni non è un modulo da compilare, è la prova che il controllo è stato fatto.

La norma che conta è l'articolo 71 comma 9 del D.Lgs 81/2008: i risultati dei controlli previsti dal comma 8 «devono essere riportati per iscritto» e, almeno quelli relativi agli ultimi tre anni, vanno conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza. È tutto qui: nessun modello ministeriale, nessun libro vidimato, nessun formato imposto. Quello che deve esistere è la traccia scritta di cosa è stato controllato, quando, con che esito e da chi.

Il decreto la parola «registro» la usa una volta sola, all'articolo 71 comma 4 lettera b), dove chiede la tenuta e l'aggiornamento del registro di controllo delle attrezzature di lavoro «per cui lo stesso è previsto» — cioè per quelle a cui una disposizione specifica lo impone, non per ogni macchina dell'officina. Per tutte le altre l'obbligo resta quello del comma 9, che è più leggero nella forma e più esigente nella sostanza: non serve un modulo, serve che gli esiti ci siano e si trovino.

Da qui discende la libertà sul formato. Un quaderno con una pagina per macchina, un raccoglitore di rapportini, un foglio di calcolo o un registro digitale valgono allo stesso modo, purché ogni riga sia riferibile a una macchina identificata e a una persona, e purché l'allegato che la sostiene — il rapportino del tecnico, la fattura, il verbale — sia ritrovabile. Le violazioni degli obblighi dell'articolo 71 sono sanzionate dall'articolo 87 dello stesso decreto.

La scheda macchina non è un adempimento: è la condizione perché le righe del registro vogliano dire qualcosa. Senza un'identificazione univoca — marca, modello, numero di matricola o di serie, anno di costruzione — «controllato il tornio» non è riferibile a un oggetto preciso, e in un reparto con tre macchine simili non è riferibile a niente. Alla scheda servono anche la collocazione (sede, reparto, linea) e il nome di chi risponde di quella macchina: sono le due informazioni che il registro cartaceo perde per prime.

Sulla scheda vivono poi i documenti che accompagnano la macchina per tutta la sua vita: la dichiarazione CE di conformità rilasciata dal fabbricante, il manuale di uso e manutenzione in italiano, la fattura o il contratto d'acquisto, gli eventuali verbali delle verifiche periodiche e i rapportini degli interventi. La marcatura CE delle macchine nuove nasce dalla direttiva 2006/42/CE, recepita in Italia con il D.Lgs 17/2010; dal 20 gennaio 2027 si applicherà il Regolamento (UE) 2023/1230, che la sostituisce.

Le macchine più vecchie, messe a disposizione dei lavoratori prima del recepimento della direttiva macchine, la marcatura CE non ce l'hanno: l'articolo 70 comma 2 le rimanda ai requisiti generali di sicurezza dell'Allegato V. Anche per loro il piano di manutenzione esiste, solo che non arriva da un manuale recente: si ricostruisce con le indicazioni del fabbricante che si riescono a recuperare — molti costruttori li rendono scaricabili dal numero di matricola — e, in mancanza, con le norme di buona tecnica e il parere di chi la macchina la conosce.

Tre anni è il minimo, non il tetto: l'articolo 71 comma 9 parla di «almeno» gli ultimi tre anni. Nella prassi lo storico si tiene per tutta la vita della macchina, e non per zelo: è l'unico modo di dimostrare cosa è stato fatto quando un guasto si ripete, quando la macchina viene venduta o ceduta a un'altra sede, o quando dopo un infortunio qualcuno chiede la storia degli interventi su quell'attrezzatura. I verbali delle verifiche periodiche di legge seguono la macchina insieme al suo libretto.

C'è poi un obbligo che riguarda le macchine che escono dalla sede — attrezzature portate in cantiere, mezzi noleggiati, macchine spostate fra unità produttive. L'articolo 71 comma 10 chiede che siano accompagnate da idonea documentazione attestante l'esecuzione dell'ultimo controllo con esito positivo: non tutto il registro, ma il documento dell'ultimo controllo, che deve viaggiare con l'attrezzatura.

Il giorno della visita ispettiva quello che conta è che quattro cose si trovino insieme e per la stessa macchina: l'elenco delle attrezzature, il piano di manutenzione con la fonte da cui nasce, lo storico degli interventi con gli esiti e gli allegati, e i verbali delle verifiche di legge dove sono previste. Non serve un archivio perfetto; serve che, partendo dalla matricola letta sulla targhetta, si arrivi a tutto il resto senza cercare in tre cassetti diversi.