Zwischen der Excel-Tabelle und dem industriellen CMMS liegt fast die gesamte Wartung eines kleinen Unternehmens.

CMMS steht für Computerized Maintenance Management System: ein IT-System für die Verwaltung der Instandhaltung, entstanden in Abteilungen, in denen Instandhaltung ein Vollzeitberuf ist. Ihr Kern ist nicht der Kalender, sondern der Arbeitsauftrag — eine Anfrage, die zu einem Einsatz wird, der einem Techniker zugewiesen ist, mit den aufgewendeten Stunden, den aus dem Lager entnommenen Ersatzteilen und den daraus entstehenden Kosten. Darum herum drehen sich die Ersatzteilbestände, die Lieferantenverträge und die Dashboards mit den Kennzahlen der Abteilung.

In den meisten kleinen Unternehmen hat die Instandhaltung keine eigene Abteilung: Sie hat eine Person, die daran denkt. Das Problem ist nicht, einen Einsatz auf sechs Techniker zu verteilen, sondern zu wissen, dass die halbjährliche Kontrolle der Feuerlöscher in zwei Wochen fällig ist, dass der Kompressor schon 460 der 500 Betriebsstunden bis zur nächsten Wartung erreicht hat und dass die Prüfung der Erdungsanlage fünf Jahre zurückliegt. Es ist ein Problem von Register und Terminen, nicht von Arbeitsaufträgen.

Daraus entsteht das Missverständnis all jener, die nach „Wartungssoftware“ suchen: Man landet bei Werkzeugen, die für zwanzig Wartungstechniker gedacht sind, und schließt daraus, sie seien zu kompliziert — oder man bleibt bei der Excel-Tabelle, weil alles andere überdimensioniert wirkt. Dazwischen liegt der Bereich, den die meisten KMU tatsächlich brauchen — ein gemeinsam genutztes Objektregister mit berechneten Terminen und angehängten Dokumenten —, und das ist der Teil, über den am wenigsten gesprochen wird.

Eine Tabelle reicht, wenn die Objekte wenige und stabil sind, nur eine Person sie betreut und niemand verlangt, die Historie vorzulegen. Zehn oder fünfzehn Zeilen, ein oder zwei Termine pro Zeile, alle im Kalender: Eine ordentlich geführte Datei, nach jedem Einsatz aktualisiert und hin und wieder ausgedruckt, funktioniert problemlos — und ist besser als ein Werkzeug, das gekauft und nach drei Monaten wieder aufgegeben wird.

Die Schriftform verlangt im Übrigen das Gesetz, nicht die Software. In Italien schreibt das D.Lgs 81/2008, Art. 71 Abs. 9 vor, dass die Ergebnisse der Kontrollen schriftlich festzuhalten sind und mindestens die der letzten drei Jahre aufzubewahren und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu halten sind: Das ist eine Anforderung an Inhalt und Aufbewahrung, nicht an das Werkzeug. Eine druckbare Tabelle erfüllt die Schriftform, und keine Software macht eine Angabe gültig, die darin nicht enthalten ist.

Die Tabelle reicht nicht mehr, sobald eines von drei Dingen eintritt: Die Personen, die die Termine sehen müssen, werden zu zweit, und die Datei liegt nur auf dem Rechner einer von ihnen; die Intervalle sind nicht mehr alle kalendarisch, weil die Betriebsstunden des Kompressors nicht in einen Kalender passen; oder die Historie wird gebraucht, und man stellt fest, dass die Zelle mit dem letzten Datum viermal überschrieben wurde. Das eigentliche Signal ist nicht die Anzahl der Objekte: Es ist der erste Termin, der verstrichen ist, ohne dass es jemand bemerkt hat.

Ein CMMS ist die richtige Wahl, wenn Instandhaltung eine organisierte Tätigkeit ist und keine Liste von Terminen: Es gibt ein Team, dem Arbeit zugewiesen wird, Einsatzanfragen kommen aus der Produktion und müssen verteilt werden, Ersatzteile haben ein Lager mit Beständen und Nachbestellpunkten, und die Kosten jedes Stillstands müssen irgendwo verbucht werden. Wenn diese vier Sätze Ihr Unternehmen beschreiben, betrifft Sie der Rest dieses Ratgebers wenig.

Die anderen beiden Signale sind Kennzahlen und Integrationen. Wenn jemand von Ihnen den MTBF (mittlere Zeit zwischen zwei Ausfällen) und den MTTR (mittlere Reparaturzeit) je Linie verlangt, den Anteil der vorbeugenden Wartung am Gesamtaufwand oder die Wartungskosten je produziertem Stück, dann braucht man Daten zu Stunden, Ersatzteilen und Stillständen — und diese Daten sammelt nur ein Werkzeug, das genau dafür gebaut ist. Dasselbe gilt, wenn Stammdaten und Aufträge zum ERP- oder Produktionssystem wandern müssen.

Die Kosten sind in diesen Fällen nicht nur das Abonnement. Ein CMMS muss eingerichtet werden: hierarchische Stammdaten, Wartungszyklen, Lager, Benutzer und Berechtigungen, und danach die Schulung derjenigen, die es täglich nutzen werden. Das ist ein Projekt, mit einem Verantwortlichen und einem Zeitplan. Eines für fünfzehn Objekte und zwei Personen zu starten, ist der schnellste Weg, sich nach drei Monaten mit einem leeren CMMS und der wieder geöffneten alten Tabelle wiederzufinden.

ToriSet deckt den mittleren Bereich ab: von einem Dutzend bis zu einigen Hundert Objekten, Termine, die aus einer Norm oder der Herstelleranleitung stammen, mehrere Personen, die sie sehen müssen. Jedes Objekt hat seine eigene Seite mit Standort, Seriennummer, Foto und angehängten Dokumenten; die Termine werden ab dem letzten erfassten Einsatz berechnet — nach Monaten, nach Nutzungsstunden oder „je nachdem, was zuerst eintritt“ —, und die Erinnerungen gehen per E-Mail 30, 14, 7 und 1 Tag vorher hinaus, an Sie und an alle, die handeln müssen. Die Einsätze bleiben mit Ergebnis und Anhängen in der Historie, und ein QR-Code auf dem Objekt öffnet seine Seite für alle, die es nutzen.

Was ToriSet nicht tut, zählt genauso viel wie der Rest, denn das ist der Grund, warum manchmal ein anderes Werkzeug die richtige Antwort ist: Es verwaltet weder Arbeitsaufträge noch an ein Team zu verteilende Anfragen, es führt kein Ersatzteillager, es macht keine Kostenrechnung je Einsatz und berechnet keine Kennzahlen wie MTBF und MTTR. Es bescheinigt nichts: Die wiederkehrenden Prüfungen bleiben Sache der zugelassenen Stellen, der Wartungstechniker bleibt der Wartungstechniker, und die Pflichten bleiben beim Arbeitgeber.

Die Tarife, ganz klar: Free umfasst 10 Produkte und 3 Personen, läuft nicht ab und verlangt keine Kreditkarte; Pro reicht bis zu 50 Produkte und 5 Personen für 9 €/Monat zzgl. MwSt.; Ultimate bis zu 250 Produkte und 10 Personen für 29 €/Monat zzgl. MwSt. Bauteile, die sich in einem anderen Produkt befinden — die Pumpe einer Anlage, der Motor eines Boots — gehen nicht auf das Limit des Tarifs: Ein detailliertes Register kostet nicht mehr als ein zusammenfassendes.