Ein Wartungsbuch für Maschinen ist kein Formular zum Ausfüllen, es ist der Beweis, dass die Kontrolle stattgefunden hat.
In Italien schreibt das D.Lgs 81/2008 kein bestimmtes Muster für das Register vor: Art. 71 Abs. 9 verlangt nur, dass die Ergebnisse der Kontrollen schriftlich festgehalten werden und dass mindestens die der letzten drei Jahre aufbewahrt und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gehalten werden. Alles andere — Maschinenblatt, Wartungsplan, Verlauf der Eingriffe — dient dazu, dieses „schriftlich“ zu etwas zu machen, das am Tag der Anfrage auch wirklich auffindbar ist. Hier steht, was in jede Zeile gehört, woher der Plan jeder Maschine stammt und worin der Unterschied zwischen der Kontrolle, die Sie selbst durchführen, und der Prüfung liegt, die einer externen Stelle zusteht.
Was das Gesetz verlangt: Ergebnisse schriftlich, kein Formular
Die entscheidende Vorschrift ist Art. 71 Abs. 9 des italienischen D.Lgs 81/2008: Die Ergebnisse der in Absatz 8 vorgesehenen Kontrollen „müssen schriftlich festgehalten werden“, und mindestens die der letzten drei Jahre müssen aufbewahrt und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gehalten werden. Das ist alles: kein Formular des Ministeriums, kein amtlich abgestempeltes Kontrollbuch, kein vorgeschriebenes Format. Was existieren muss, ist die schriftliche Spur dessen, was kontrolliert wurde, wann, mit welchem Ergebnis und von wem.
Das Dekret verwendet das Wort „Register“ nur ein einziges Mal, in Art. 71 Abs. 4 Buchst. b), der die Führung und Aktualisierung des Kontrollregisters der Arbeitsmittel verlangt, „für die dies vorgesehen ist“ — also für jene, denen eine spezifische Vorschrift es auferlegt, nicht für jede Maschine in der Werkstatt. Für alle anderen gilt weiterhin die Pflicht aus Absatz 9, die in der Form leichter und in der Sache anspruchsvoller ist: Es braucht kein Formular, es braucht, dass die Ergebnisse vorhanden und auffindbar sind.
Daraus ergibt sich die Freiheit bei der Form. Ein Heft mit einer Seite pro Maschine, ein Ordner mit Arbeitsberichten, eine Tabelle oder ein digitales Register gelten alle gleich, solange sich jede Zeile einer identifizierten Maschine und einer Person zuordnen lässt und solange der Beleg dahinter — der Arbeitsbericht des Technikers, die Rechnung, das Protokoll — auffindbar ist. Verstöße gegen die Pflichten aus Art. 71 werden nach Art. 87 desselben Dekrets geahndet.
Was in jeder Zeile stehen muss
Ein lückenhaftes Register ist kein schlankeres Register: Es ist ein Register, das am Tag der Kontrolle nichts beweist. Das sind die sieben Angaben, die eine Zeile tragen muss, gleich auf welchem Trägermedium.
- Das Datum der Maßnahme, nicht der Monat: „Frühjahr 2026“ sagt nicht, ob es vor oder nach dem Defekt war
- Die Maschine eindeutig identifiziert — Marke, Modell, Seriennummer — nicht „der große Kompressor“
- Um welche Tätigkeit es sich handelt: Wartung laut Anleitung, regelmäßige Kontrolle, außerordentliche Kontrolle nach einem Defekt oder einer Reparatur
- Das Ergebnis: bestanden, bestanden mit Auflagen oder nicht bestanden — und, falls es Auflagen gibt, das Datum, an dem sie erledigt wurden
- Wer es ausgeführt hat: Name der Person oder Firmenname, und wer die Zeile eingetragen hat
- Der Beleg dafür, der Zeile beigefügt: der Arbeitsbericht des Technikers, das Protokoll, die Rechnung, ein Foto des Betriebsstundenzählers
- Der nächste Termin und die Regel, aus der er folgt: Monate seit der letzten Maßnahme, Betriebsstunden, oder was zuerst eintritt
Wartung, interne Kontrolle und gesetzlich vorgeschriebene Prüfung sind nicht dasselbe
Es sind drei getrennte Tätigkeiten, mit unterschiedlichen Quellen, unterschiedlichen Ausführenden und unterschiedlichen Dokumenten. Sie zu verwechseln ist der Grund, warum in vielen Werkstätten bei einer Maschine mehr als nötig und bei einer anderen weniger als vorgeschrieben getan wird.
| Tätigkeit | Woher sie kommt | Wer sie ausführt | Was schriftlich festgehalten wird |
|---|---|---|---|
| Wartung | Herstelleranweisungen und Wartungshandbuch (Art. 71 Abs. 4) | Interner Wartungstechniker oder externe Firma | Arbeitsbericht oder Rechnung, der Zeile im Register beigefügt |
| Erstkontrolle und nach jeder Montage | Art. 71 Abs. 8 Buchst. a), wenn die Sicherheit von der Aufstellung abhängt | Eine vom Arbeitgeber beauftragte befähigte Person | Ergebnis schriftlich, vor der Inbetriebnahme |
| Regelmäßige und außerordentliche Kontrolle | Art. 71 Abs. 8 Buchst. b): Häufigkeit laut Hersteller oder den anerkannten Regeln der Technik | Eine vom Arbeitgeber beauftragte befähigte Person | Ergebnis schriftlich, mindestens drei Jahre aufbewahrt (Abs. 9) |
| Wiederkehrende Prüfung | Art. 71 Abs. 11 und Allegato VII, nur für die dort aufgeführten Arbeitsmittel | erstmals INAIL, danach ASL/ARPA oder eine zugelassene Stelle | Das Protokoll der Stelle, zusammen mit dem Maschinenblatt aufbewahrt |
Nur die letzte Zeile hat ein gesetzlich festgelegtes Intervall, und das auch nur für die im Allegato VII (Anhang VII zum D.Lgs 81/2008) aufgeführten Arbeitsmittel: Hubarbeitsbühnen, Krane, Hebezeuge mit mehr als 200 kg Tragfähigkeit, Druckgeräte und die weiteren Gruppen, die der Anhang einzeln aufführt. Für alle anderen Maschinen ergibt sich die Häufigkeit aus der Herstelleranleitung und den anerkannten Regeln der Technik. Die einzige Zahl, die das Dekret selbst für die Kontrollen des Arbeitgebers festlegt, steht in Allegato VI, Punkt 3.1.2: Seile und Ketten von Hebezeugen, alle drei Monate, sofern der Hersteller nichts Spezifisches vorgibt.
Das Register beweist, was Sie getan haben, nicht was geplant war
Der häufigste Fehler ist, ein Blatt mit den Terminen der nächsten Wartungen zu führen und sonst nichts: Am Tag der Kontrolle braucht man das Ergebnis der bereits durchgeführten Maßnahmen, mit Datum und Namen der ausführenden Person. Der zweite Fehler ist die Suche nach dem zu kaufenden „Pflichtregister“, in der Annahme, es gäbe ein offizielles Muster dafür: Art. 71 Abs. 9 verlangt schriftliche und verfügbare Ergebnisse, kein vorgedrucktes Formular. Der dritte ist der unauffälligste: das Datum der letzten Maßnahme zu überschreiben, statt eine neue Zeile hinzuzufügen. Damit verschwindet der Verlauf — genau der Teil, den die Vorschrift aufzubewahren verlangt.
Das Maschinenblatt: was das Register auf etwas Reales bezieht
Das Maschinenblatt ist keine Pflichtübung an sich: Es ist die Voraussetzung dafür, dass die Zeilen im Register überhaupt etwas bedeuten. Ohne eindeutige Identifikation — Marke, Modell, Serien- oder Fabriknummer, Baujahr — lässt sich „Drehbank kontrolliert“ keinem bestimmten Objekt zuordnen, und in einer Abteilung mit drei ähnlichen Maschinen lässt es sich gar nichts zuordnen. Zum Blatt gehören auch der Standort (Werk, Abteilung, Linie) und der Name der für die Maschine verantwortlichen Person: die zwei Angaben, die ein Papierregister als Erstes verliert.
Auf dem Blatt liegen außerdem die Dokumente, die die Maschine ihr ganzes Leben lang begleiten: die vom Hersteller ausgestellte EG-Konformitätserklärung, die Gebrauchs- und Wartungsanleitung auf Italienisch, die Rechnung oder der Kaufvertrag, etwaige Protokolle der wiederkehrenden Prüfungen und die Arbeitsberichte der Maßnahmen. Die CE-Kennzeichnung neuer Maschinen beruht auf der Richtlinie 2006/42/EG, in Italien umgesetzt durch das D.Lgs 17/2010; ab dem 20. Januar 2027 gilt die Verordnung (EU) 2023/1230, die sie ersetzt.
Ältere Maschinen, die den Arbeitnehmern schon vor der Umsetzung der Maschinenrichtlinie zur Verfügung gestellt wurden, tragen keine CE-Kennzeichnung: Art. 70 Abs. 2 verweist für sie auf die allgemeinen Sicherheitsanforderungen des Allegato V (Anhang V zum D.Lgs 81/2008). Auch für sie gibt es einen Wartungsplan, nur stammt er nicht aus einer aktuellen Anleitung: Er wird aus den noch auffindbaren Herstellerangaben rekonstruiert — viele Hersteller stellen sie anhand der Seriennummer zum Download bereit — und, wo das fehlt, aus den anerkannten Regeln der Technik und dem Urteil derjenigen, die die Maschine kennen.
Der Wartungsplan stammt aus der Anleitung, nicht aus einem allgemeinen Intervall
Nehmen Sie einen Schraubenkompressor und eine Hebebühne, die zwei Maschinen, die fast jede Werkstatt hat. Ihr Plan lautet nicht „einmal im Jahr“: Die Anleitung unterscheidet verschiedene Maßnahmen mit verschiedenen Maßeinheiten — das Kondensatablassen bei jeder Schicht, den Service nach Betriebsstunden, die Prüfung von Seilen, Ketten und Endschaltern in der vom Hersteller angegebenen Häufigkeit. Das sind die vier Ebenen, die am Ende im Register stehen.
- 01
Kontrollen vor der Nutzung
bei jeder Schicht oder täglich, sofern die Anleitung dies vorsieht
wer die Maschine bedient
- 02
Wartung nach Betriebsstunden
zu den in der Anleitung angegebenen Stunden, abgelesen am Betriebsstundenzähler
interner Wartungstechniker oder externe Firma
- 03
Kalendarische Wartung
zu den in der Anleitung angegebenen Monaten, auch wenn die Maschine wenig gelaufen ist
interner Wartungstechniker oder externe Firma
- 04
Kontrolle der Sicherheitseinrichtungen
in der vom Hersteller angegebenen Häufigkeit
eine vom Arbeitgeber beauftragte befähigte Person
Keines dieser Intervalle ist durch ein italienisches Gesetz festgelegt: Sie stammen aus der Herstelleranleitung, die Art. 71 Abs. 4 zur Grundlage der Wartung macht und die Art. 71 Abs. 8 Buchst. b) als Häufigkeit der regelmäßigen Kontrollen übernimmt. Bevor Sie eine Zahl in Ihren Plan eintragen, nehmen Sie die Anleitung genau dieser Maschine zur Hand: Zwei gleich starke Kompressoren können unterschiedliche Serviceintervalle haben, und Öl und Dichtungen altern auch im Stillstand.
Wie lange aufbewahrt wird und was gezeigt werden muss
Drei Jahre sind das Minimum, nicht die Obergrenze: Art. 71 Abs. 9 spricht von „mindestens“ den letzten drei Jahren. In der Praxis wird der Verlauf über die gesamte Lebensdauer der Maschine aufbewahrt, und das nicht aus Übereifer: Es ist der einzige Weg zu zeigen, was getan wurde, wenn sich ein Defekt wiederholt, wenn die Maschine verkauft oder an einen anderen Standort abgegeben wird, oder wenn nach einem Unfall jemand nach dem Verlauf der Maßnahmen an diesem Arbeitsmittel fragt. Die Protokolle der gesetzlich vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen begleiten die Maschine zusammen mit ihrer Anleitung.
Daneben gibt es eine Pflicht für Maschinen, die das Werksgelände verlassen — auf eine Baustelle gebrachte Arbeitsmittel, gemietete Geräte, zwischen Produktionsstätten verlegte Maschinen. Art. 71 Abs. 10 verlangt, dass sie von geeigneten Unterlagen begleitet werden, die die Durchführung der letzten Kontrolle mit positivem Ergebnis belegen: nicht das ganze Register, sondern das Dokument der letzten Kontrolle, das mit dem Arbeitsmittel mitreisen muss.
Am Tag einer Kontrollbesichtigung kommt es darauf an, dass vier Dinge für dieselbe Maschine gemeinsam auffindbar sind: die Liste der Arbeitsmittel, der Wartungsplan mit seiner Quelle, der Verlauf der Maßnahmen mit Ergebnissen und Belegen, sowie die Protokolle der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen, wo diese vorgesehen sind. Ein perfektes Archiv ist nicht nötig; es muss nur möglich sein, ausgehend von der Seriennummer auf dem Typenschild alles Übrige zu finden, ohne in drei verschiedenen Schubladen zu suchen.
Drei verschiedene Dokumente, die fast alle „Register“ genannt werden
Das Register der Arbeitsmittelkontrollen beruht auf Art. 71 des D.Lgs 81/2008 und betrifft Maschinen und Arbeitsmittel. Das Register der Brandschutzkontrollen beruht auf dem DM 1 settembre 2021 und betrifft Feuerlöscher, Brandschutztüren, Hydranten und andere Brandschutzeinrichtungen. Das Protokoll der wiederkehrenden Prüfung nach Allegato VII ist ein Dokument der ausführenden Stelle und wird zusammen mit dem Maschinenhandbuch aufbewahrt. Keines ersetzt die anderen: Eine Werkstatt braucht alle drei, und es ist nicht gesagt, dass dieselbe Person sie am selben Tag verlangt.
Dieser Ratgeber ist Informationsmaterial: Er ersetzt weder die genannten Normen noch die Herstelleranleitung oder das Urteil einer qualifizierten Fachkraft. ToriSet organisiert Termine und Dokumente; es bestätigt keine Konformität.
Dasselbe Register, auf zwei verschiedene Arten geführt.
Was Art. 71 verlangt — Ergebnisse schriftlich, einer Maschine zuordenbar, mindestens drei Jahre auffindbar — lässt sich mit einer Tabelle genauso erreichen wie mit einem eigens dafür gedachten Register. Was sich ändert, ist das, was übrig bleibt, wenn die Maßnahme erledigt ist.
Das Gebrauchs- und Wartungshandbuch in der Bürolade, und die Fotokopie, die niemand findet
Das PDF der Anleitung am Maschinenblatt, mit Marke, Modell, Seriennummer und Standort
Ein Datum pro Maschine auf einem Blatt, bei jeder Maßnahme überschrieben
Der vollständige Verlauf: jede Maßnahme mit Datum, Ergebnis, ausführender Person und beigefügtem Arbeitsbericht
Den nächsten Termin rechnen Sie selbst nach, in Monaten oder am Betriebsstundenzähler
ToriSet berechnet ihn ab der letzten Maßnahme: nach Monaten, nach Nutzungsstunden oder was zuerst eintritt
Die Erinnerung ist ein Klebezettel am Brett oder das Gedächtnis des Werkstattleiters
Eine E-Mail 30, 14, 7 und 1 Tag vorher, an Sie und an wen die Maßnahme ausführen muss
Was uns am häufigsten gefragt wird.
Ist ein Wartungsbuch für Maschinen in Italien Pflicht?
Pflicht ist, die Ergebnisse der Kontrollen schriftlich festzuhalten: Das italienische D.Lgs 81/2008, Art. 71 Abs. 9, verlangt, dass sie schriftlich festgehalten werden und dass mindestens die der letzten drei Jahre aufbewahrt und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gehalten werden. Ein „Kontrollregister“ im engeren Sinne nennt das Dekret in Art. 71 Abs. 4 Buchst. b), aber nur für Arbeitsmittel, für die eine spezifische Vorschrift es vorsieht. In der Praxis: Jede Maschine braucht eine schriftliche Spur der durchgeführten Maßnahmen, das Format bestimmen Sie selbst.
Was muss das Register der Arbeitsmittelkontrollen enthalten?
Für jede Maßnahme: das Datum, die Maschine identifiziert mit Marke, Modell und Seriennummer, die Art der Tätigkeit — Wartung laut Anleitung, regelmäßige Kontrolle, außerordentliche Kontrolle —, das Ergebnis, wer sie ausgeführt hat, und den Beleg dafür (Arbeitsbericht, Protokoll, Rechnung). Dazu braucht es den nächsten Termin mit der Regel, aus der er folgt: Monate seit der letzten Maßnahme, Betriebsstunden, oder was zuerst eintritt. Das Gesetz schreibt kein Formular vor: Es verlangt, dass diese Angaben schriftlich vorliegen und bei Bedarf auffindbar sind.
Wie lange muss das Wartungsregister aufbewahrt werden?
Art. 71 Abs. 9 legt das Minimum fest: mindestens die Ergebnisse der letzten drei Jahre, aufbewahrt und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gehalten. Das ist ein Minimum, keine Grenze. In der Praxis wird der Verlauf über die gesamte Lebensdauer der Maschine aufbewahrt, weil es der einzige Weg ist, zu rekonstruieren, was getan wurde, wenn sich ein Defekt wiederholt, wenn die Maschine verkauft wird, oder nach einem Unfall. Die Protokolle der gesetzlich vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen bleiben zusammen mit dem Handbuch des Arbeitsmittels.
Kann das Register in Excel geführt werden, oder muss es auf Papier sein?
Die Vorschrift verlangt, dass die Ergebnisse der Kontrollen schriftlich festgehalten und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gehalten werden, ohne den Träger festzulegen: Papier, Tabelle und digitales Register gelten gleichermaßen. Wichtig ist, dass alle Angaben vorhanden sind, dass sich jede Zeile einer identifizierten Maschine und einer Person zuordnen lässt und dass sich die Belege finden lassen. Der praktische Unterschied liegt im Verlauf: Auf einem Blatt wird das Datum der letzten Maßnahme meist überschrieben, wodurch genau der Teil verschwindet, der aufbewahrt werden muss.
Was ist der Unterschied zwischen der Kontrolle, die ich selbst mache, und der wiederkehrenden Prüfung?
Die regelmäßige Kontrolle obliegt dem Arbeitgeber (Art. 71 Abs. 8): Die Häufigkeit ergibt sich aus den Herstellerangaben oder den anerkannten Regeln der Technik, sie wird von einer befähigten Person — intern oder extern — durchgeführt, und das Ergebnis bleibt schriftlich in Ihrem eigenen Register. Die wiederkehrende Prüfung (Art. 71 Abs. 11) betrifft nur die im Allegato VII (Anhang VII zum D.Lgs 81/2008) aufgeführten Arbeitsmittel, folgt dem im Anhang selbst festgelegten Intervall, wird beim ersten Mal von der INAIL (der italienischen Arbeitsunfallversicherung) und danach von der ASL oder der ARPA (regionale Gesundheits- und Umweltbehörden) oder einer zugelassenen Stelle durchgeführt und geht zulasten des Arbeitgebers. Sie führt zu einem Protokoll der prüfenden Stelle: einem eigenen Dokument, getrennt vom Register, auf das das Register lediglich verweist.
Führt ToriSet das Maschinenregister für mich?
ToriSet hilft Ihnen dabei: Jede Maschine hat ihr eigenes Blatt mit Seriennummer, Standort, Fotos, Anleitung und angehängten Dokumenten; jede Maßnahme bleibt mit Datum, Ergebnis, Namen der ausführenden Person und beigefügtem Arbeitsbericht im Verlauf; der nächste Termin wird ab der letzten Maßnahme berechnet — nach Monaten, nach Nutzungsstunden oder je nachdem, was zuerst eintritt — und die Erinnerung kommt per E-Mail 30, 14, 7 und 1 Tag vorher an die Person, die handeln muss. Die Kontrollen und Prüfungen selbst bleiben Sache der ausführenden Personen, und das in Art. 71 vorgesehene Register bleibt die Pflicht des Arbeitgebers.
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