Ein Wartungsplan ist keine Liste mit Terminen: er ist eine Rechenregel und ein Name daneben.

Im Italienischen wird das Wort auf zwei Arten geschrieben: „scadenzario“ und „scadenziario“ — die erste ist die Schreibweise der Wörterbücher, die zweite die, die die meisten tatsächlich tippen. So oder so ist damit dasselbe gemeint: die Liste der wiederkehrenden Wartungsmaßnahmen mit dem Termin der nächsten. Das Problem ist, dass die meisten Wartungspläne rückwärts entstehen — ausgehend von Terminen, an die sich irgendjemand erinnert und die in eine Spalte eingetragen werden. Das funktioniert, solange es zehn Anlagen gibt und nur eine Person den Überblick behält.

Ein Wartungsplan, der auch bei vierzig Anlagen noch trägt, macht drei Dinge. Er hat eine Zeile pro wiederkehrender Wartungsmaßnahme, nicht pro Maschine: Allein ein Feuerlöscher belegt vier davon. Er berechnet den nächsten Termin, statt ihn abzuschreiben, ausgehend vom Datum der zuletzt tatsächlich durchgeführten Maßnahme. Und er setzt einen Namen neben jede Zeile, denn ein Termin ohne Zuständigen gehört niemandem — und niemand bemerkt ihn, bevor er verstrichen ist.

Der Rest dieser Seite ist die Mindestform: die neun benötigten Spalten, die drei Regeln, mit denen sich der nächste Termin berechnen lässt, woher die Zahl stammt, die man in die Intervall-Spalte schreibt, und die genauen Punkte, an denen eine Excel-Tabelle aufhört, zuverlässig zu sein.

Die erste ist nach Kalender: so viele Monate ab der zuletzt tatsächlich durchgeführten Maßnahme. Die halbjährliche Kontrolle eines Feuerlöschers, am 12. Februar durchgeführt, legt die nächste in den August, nicht in den Juni, weil „die Kontrollen im Juni gemacht werden“: Gezählt wird ab dem tatsächlichen Datum, und wer einen Termin um einen Monat verschiebt, trägt diese Verschiebung für immer mit sich. Es ist die verbreitetste Regel und zugleich die, bei der am häufigsten Fehler passieren, weil der nächste Termin in einer Tabelle von Hand eingetragen wird und stehen bleibt, wenn sich die Maßnahme verschiebt.

Eine Variante des Kalenders ist der feste Termin: „bis zum 30. April jeden Jahres“, oder die feste Frist, die auf einem Dokument aufgedruckt oder auf dem Gerät eingeprägt ist — die Hauptuntersuchung eines Transporters, das Prüfjahr des Feuerlöscherbehälters. Hier hängt der nächste Termin nicht davon ab, wann die letzte Maßnahme durchgeführt wurde: Das Dokument legt ihn fest, und er wird von dort übernommen. Ihn von den anderen getrennt zu halten, verhindert, dass ein Termin neu berechnet wird, der sich gar nicht berechnen lässt.

Die zweite Regel ist nach Zähler: Betriebsstunden, Kilometer, Arbeitszyklen. Der Service eines Kompressors „alle 500 Stunden“ hat kein Datum, solange niemand den Zähler abliest, und 500 Stunden sind in drei Monaten erreicht oder in elf, je nach Saison. Es braucht also zwei Dinge, die ein Kalender nicht hat: den Ablesewert mit seinem Datum und die Gewohnheit, ihn zu aktualisieren. Aus zwei Ablesewerten lässt sich der Verbrauch schätzen, und aus dem Verbrauch, wann die restlichen Stunden aufgebraucht sein werden.

Die dritte ist die Kombination der ersten beiden: „alle 100 Stunden oder 12 Monate, je nachdem, was zuerst eintritt“. Zwei Uhren, die parallel laufen, und die schnellere gewinnt. Es ist die Regel, die in den meisten Motorenanleitungen steht, und die, die eine Tabelle am schlechtesten abbildet: Man folgt am Ende der bequemeren Uhr — den Monaten, die von allein weiterlaufen — und bemerkt die Stunden erst, wenn die Maschine sie bereits überschritten hat.

Als Erstes gibt die Historie nach. In einer Tabelle steht der nächste Termin in einer Zelle, und wenn die Maßnahme durchgeführt wird, wird diese Zelle überschrieben: Das vorherige Datum verschwindet, und das Ergebnis war nie vorhanden. Das ist das Gegenteil von dem, was das D.Lgs 81/2008 in Artikel 71 Absatz 9 verlangt — die Prüfergebnisse schriftlich festgehalten, mit mindestens den letzten drei Jahren aufbewahrt und den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt. Ein Wartungsplan, der nur die heutige Zeile behält, hat für gestern nichts vorzuweisen.

Der zweite Punkt: Die Dokumente liegen woanders. Protokolle, Prüfberichte und Rechnungen landen in einem Netzwerkordner, sortiert nach Lieferant oder Jahr, während die Tabelle nur die Termine kennt: Verlangt jemand das Protokoll der Kontrolle vom März, findet sich das Datum in einer Sekunde, das PDF aber erst nach einer halben Stunde. Zwei Ablagen, die von derselben Sache handeln und nichts voneinander wissen.

Der dritte Punkt: Eine Tabelle erinnert niemanden. Die rote Zelle funktioniert nur, wenn jemand die Datei öffnet, und die Datei liegt auf nur einem Computer: Wer sie pflegt, geht in Urlaub, wechselt die Rolle oder den Job, und der Wartungsplan verlässt mit ihr oder ihm das Unternehmen. Der vierte Punkt ist der stillste und betrifft eine Spalte, die fehlt: Ohne einen Namen neben der Zeile und eine Quelle neben dem Intervall kann niemand sonst den Termin übernehmen oder prüfen, ob die Zahl stimmt.