Un registre de maintenance des machines n’est pas un formulaire à remplir, c’est la preuve que le contrôle a bien été fait.
En Italie, le D.Lgs 81/2008 n’impose pas de modèle de registre : l’article 71, paragraphe 9, demande seulement que les résultats des contrôles soient consignés par écrit, et qu’au moins ceux des trois dernières années soient conservés et tenus à la disposition des autorités de contrôle. Tout le reste — fiche machine, plan de maintenance, historique des interventions — sert à faire de ce « par écrit » quelque chose que l’on retrouve vraiment le jour où on le demande. Voici quoi inscrire à chaque ligne, d’où vient le plan de chaque machine, et la différence entre le contrôle que vous faites vous-même et la vérification qui revient à un organisme extérieur.
Ce que demande la loi : des résultats par écrit, pas un formulaire
La règle qui compte est l’article 71, paragraphe 9, du D.Lgs 81/2008 italien : les résultats des contrôles prévus au paragraphe 8 « doivent être consignés par écrit », et au moins ceux des trois dernières années doivent être conservés et tenus à la disposition des autorités de contrôle. C’est tout : aucun modèle ministériel, aucun registre coté et paraphé, aucun format imposé. Ce qui doit exister, c’est la trace écrite de ce qui a été contrôlé, quand, avec quel résultat et par qui.
Le décret n’emploie le mot « registre » qu’une seule fois, à l’article 71, paragraphe 4, alinéa b), qui impose la tenue et la mise à jour du registre de contrôle des équipements de travail « pour lesquels celui-ci est prévu » — c’est-à-dire ceux pour lesquels une disposition spécifique l’impose, pas chaque machine de l’atelier. Pour toutes les autres, l’obligation reste celle du paragraphe 9, plus légère dans la forme et plus exigeante sur le fond : pas besoin d’un formulaire, il faut que les résultats existent et se retrouvent.
C’est de là que vient la liberté sur le format. Un cahier avec une page par machine, un classeur de rapports d’intervention, un tableur ou un registre numérique se valent, du moment que chaque ligne se rattache à une machine identifiée et à une personne, et que la pièce qui l’appuie — le rapport d’intervention du technicien, la facture, le procès-verbal — se retrouve. Les manquements aux obligations de l’article 71 sont sanctionnés par l’article 87 du même décret.
Ce que doit contenir chaque ligne
Un registre incomplet n’est pas un registre plus léger : c’est un registre qui, le jour du contrôle, ne prouve rien. Voici les sept informations qu’une ligne doit porter, quel que soit le support.
- La date de l’intervention, pas le mois : « printemps 2026 » ne dit pas si c’était avant ou après la panne
- La machine identifiée sans ambiguïté — marque, modèle, numéro de série — pas « le gros compresseur »
- Le type d’activité : maintenance selon la notice, contrôle périodique, contrôle exceptionnel après une panne ou une réparation
- Le résultat : conforme, conforme avec réserves, ou non conforme — et, s’il y a des réserves, la date à laquelle elles ont été levées
- Qui l’a exécuté : le nom de la personne ou la raison sociale de l’entreprise, et qui a rédigé la ligne
- Le document qui le prouve, joint à la ligne : le rapport d’intervention du technicien, le procès-verbal, la facture, une photo du compteur horaire
- La prochaine échéance et la règle dont elle découle : mois depuis la dernière intervention, heures de fonctionnement, ou ce qui arrive en premier
Maintenance, contrôle interne et vérification réglementaire ne sont pas la même chose
Ce sont trois activités distinctes, avec des sources différentes, des exécutants différents et des documents différents. Les confondre est la raison pour laquelle, dans de nombreux ateliers, on en fait plus que nécessaire sur une machine et moins que nécessaire sur une autre.
| Activité | D’où elle vient | Qui l’exécute | Ce qui reste par écrit |
|---|---|---|---|
| Maintenance | Instructions du fabricant et notice de maintenance (art. 71(4)) | Technicien de maintenance interne ou entreprise externe | Rapport d’intervention ou facture, joints à la ligne du registre |
| Contrôle initial et après chaque montage | Art. 71(8)(a), si la sécurité dépend de l’installation | Une personne compétente désignée par l’employeur | Résultat par écrit, avant la mise en service |
| Contrôle périodique et exceptionnel | Art. 71(8)(b) : fréquence fixée par le fabricant ou par les règles de l’art | Une personne compétente désignée par l’employeur | Résultat par écrit, conservé au moins trois ans (par. 9) |
| Vérification réglementaire | Art. 71(11) et Allegato VII, seulement pour les équipements qu’elle liste | L’INAIL pour la première, puis l’ASL/ARPA ou un organisme habilité | Le procès-verbal de l’organisme, conservé avec la fiche machine |
Seule la dernière ligne a une périodicité fixée par la loi, et seulement pour les équipements listés dans l’Allegato VII (l’annexe VII du D.Lgs 81/2008) : plateformes de travail élévatrices, grues, appareils de levage de plus de 200 kg, équipements sous pression et les autres familles que l’Annexe indique une par une. Pour toutes les autres machines, la fréquence vient de la notice du fabricant et des règles de l’art. Le seul chiffre que le décret fixe lui-même pour les contrôles de l’employeur se trouve dans l’Allegato VI, point 3.1.2 : câbles et chaînes des appareils de levage, tous les trois mois à défaut d’indication spécifique du fabricant.
Le registre prouve ce que vous avez fait, pas ce que vous aviez prévu
L’erreur la plus fréquente consiste à tenir une feuille avec les dates des prochaines maintenances et rien d’autre : le jour du contrôle, ce qu’il faut, c’est le résultat des interventions déjà réalisées, avec la date et le nom de qui les a faites. La deuxième consiste à chercher le « registre obligatoire » à acheter, persuadé qu’il en existe un modèle officiel : l’article 71, paragraphe 9, demande des résultats par écrit et disponibles, pas un formulaire préimprimé. La troisième est la plus silencieuse : réécrire par-dessus la date de la dernière intervention au lieu d’ajouter une ligne. Cela fait disparaître l’historique, qui est exactement la partie que la loi demande de conserver.
La fiche machine : ce qui permet au registre de se rattacher à quelque chose
La fiche machine n’est pas une formalité en soi : c’est la condition pour que les lignes du registre veuillent dire quelque chose. Sans identification univoque — marque, modèle, numéro de série, année de construction — « tour contrôlé » ne se rattache à aucun objet précis, et dans un atelier avec trois machines semblables, cela ne se rattache à rien du tout. La fiche a aussi besoin de l’emplacement (site, atelier, ligne) et du nom de la personne responsable de cette machine : ce sont les deux informations qu’un registre papier perd en premier.
C’est aussi sur la fiche que vivent les documents qui accompagnent la machine toute sa vie : la déclaration CE de conformité délivrée par le fabricant, le manuel d’utilisation et d’entretien en italien, la facture ou le contrat d’achat, les éventuels procès-verbaux des vérifications périodiques et les rapports d’intervention. Le marquage CE des machines neuves découle de la directive 2006/42/CE, transposée en droit italien par le D.Lgs 17/2010 ; à partir du 20 janvier 2027 s’appliquera le règlement (UE) 2023/1230, qui la remplace.
Les machines plus anciennes, mises à la disposition des travailleurs avant la transposition de la directive machines, n’ont pas de marquage CE : l’article 70, paragraphe 2, les renvoie aux exigences générales de sécurité de l’Allegato V (l’annexe V du D.Lgs 81/2008). Pour elles aussi, un plan de maintenance existe, sauf qu’il ne vient pas d’une notice récente : il se reconstitue à partir des indications du fabricant que l’on parvient à retrouver — beaucoup de constructeurs les rendent téléchargeables à partir du numéro de série — et, à défaut, à partir des règles de l’art et de l’avis de qui connaît la machine.
Le plan de maintenance vient de la notice, pas d’une périodicité générique
Prenez un compresseur à vis et un pont élévateur, les deux machines que presque tout atelier possède. Leur plan n’est pas « une fois par an » : la notice distingue des interventions différentes, avec des unités de mesure différentes — la purge du condensat à chaque poste, la révision aux heures de fonctionnement, la vérification des câbles, chaînes et fins de course à la fréquence indiquée par le fabricant. Ce sont ces quatre niveaux qui finissent dans le registre.
- 01
Contrôles avant utilisation
à chaque poste ou chaque jour, si la notice le prévoit
la personne qui utilise la machine
- 02
Maintenance aux heures de fonctionnement
aux heures indiquées par la notice, relevées sur le compteur horaire
technicien de maintenance interne ou entreprise externe
- 03
Maintenance calendaire
aux mois indiqués par la notice, même si la machine a peu tourné
technicien de maintenance interne ou entreprise externe
- 04
Contrôle des dispositifs de sécurité
à la fréquence indiquée par le fabricant
une personne compétente désignée par l’employeur
Aucune de ces périodicités n’est fixée par une loi italienne : elles viennent de la notice du fabricant, que l’article 71, paragraphe 4, pose comme fondement de la maintenance, et que l’article 71, paragraphe 8, alinéa b), reprend comme fréquence des contrôles périodiques. Avant d’inscrire un chiffre dans votre plan, prenez la notice de cette machine précise : deux compresseurs de même puissance peuvent avoir des révisions différentes, et l’huile comme les joints vieillissent même à l’arrêt.
Combien de temps le conserver, et ce qu’il faut pouvoir montrer
Trois ans est un minimum, pas un plafond : l’article 71, paragraphe 9, parle « d’au moins » les trois dernières années. Dans la pratique, l’historique se conserve toute la vie de la machine, et pas par excès de zèle : c’est le seul moyen de démontrer ce qui a été fait quand une panne se répète, quand la machine est vendue ou transférée sur un autre site, ou quand, après un accident, quelqu’un demande l’historique des interventions sur cet équipement. Les procès-verbaux des vérifications périodiques réglementaires suivent la machine avec sa notice.
Il existe ensuite une obligation propre aux machines qui quittent le site — équipements amenés sur un chantier, matériel loué, machines déplacées entre unités de production. L’article 71, paragraphe 10, exige qu’ils soient accompagnés d’une documentation appropriée attestant l’exécution du dernier contrôle avec résultat conforme : pas tout le registre, mais le document du dernier contrôle, qui doit voyager avec l’équipement.
Le jour de la visite d’inspection, ce qui compte, c’est que quatre choses se trouvent ensemble, pour la même machine : la liste des équipements, le plan de maintenance avec sa source, l’historique des interventions avec les résultats et les pièces jointes, et les procès-verbaux des vérifications réglementaires là où elles sont prévues. Pas besoin d’une archive parfaite ; il faut qu’en partant du numéro de série lu sur la plaque, on arrive à tout le reste sans fouiller dans trois tiroirs différents.
Trois documents différents que l’on appelle presque tous « registre »
Le registre des contrôles des équipements découle de l’article 71 du D.Lgs 81/2008 et concerne les machines et équipements de travail. Le registre des contrôles incendie découle du DM 1 settembre 2021 et concerne les extincteurs, portes coupe-feu, poteaux d’incendie et autres moyens de secours. Le procès-verbal de la vérification réglementaire de l’Allegato VII est un document de l’organisme qui l’a réalisée, et il vit avec la notice de la machine. Ils ne se remplacent pas l’un l’autre : un atelier a besoin des trois, et rien ne dit que la même personne les demandera le même jour.
Ce guide est un contenu informatif : il ne remplace ni les normes citées, ni la notice du fabricant, ni l'avis d'un technicien qualifié. ToriSet organise échéances et documents ; il ne certifie pas la conformité.
Le même registre, tenu de deux manières différentes.
Ce que demande l’article 71 — des résultats par écrit, rattachables à une machine, disponibles pendant au moins trois ans — s’obtient avec un tableur comme avec un registre pensé pour cela. Ce qui change, c’est ce qui reste une fois l’intervention terminée.
La notice d’utilisation et d’entretien dans le tiroir du bureau, et la photocopie que personne ne retrouve
Le PDF de la notice joint à la fiche machine, avec marque, modèle, numéro de série et site
Une date par machine sur une feuille, réécrite à chaque intervention
L’historique complet : chaque intervention avec date, résultat, exécutant et rapport joint
Vous recalculez vous-même la prochaine échéance, en mois ou en regardant le compteur horaire
ToriSet la calcule depuis la dernière intervention : en mois, en heures d’utilisation, ou ce qui arrive en premier
Le rappel, c’est un post-it sur le tableau ou la mémoire du chef d’atelier
Un e-mail 30, 14, 7 et 1 jour avant, à vous et à qui doit faire l’intervention
Ce qu'on nous demande le plus.
Le registre de maintenance des machines est-il obligatoire en Italie ?
Ce qui est obligatoire, c’est de consigner par écrit les résultats des contrôles : le D.Lgs 81/2008 italien, article 71, paragraphe 9, demande qu’ils soient consignés par écrit et qu’au moins ceux des trois dernières années soient conservés et tenus à la disposition des autorités de contrôle. Le décret nomme un « registre de contrôle » au sens strict à l’article 71, paragraphe 4, alinéa b), mais seulement pour les équipements pour lesquels une disposition spécifique le prévoit. En pratique : chaque machine a besoin d’une trace écrite des interventions, et vous choisissez le format.
Que doit contenir le registre des contrôles des équipements ?
Pour chaque intervention : la date, la machine identifiée par marque, modèle et numéro de série, le type d’activité — maintenance selon la notice, contrôle périodique, contrôle exceptionnel — le résultat, qui l’a exécutée et le document qui le prouve (rapport d’intervention, procès-verbal, facture). Il faut y ajouter la prochaine échéance et la règle dont elle découle : mois depuis la dernière intervention, heures de fonctionnement, ou ce qui arrive en premier. La loi n’impose pas de formulaire : elle impose que ces informations existent par écrit et se retrouvent quand on les demande.
Combien de temps faut-il conserver le registre de maintenance ?
L’article 71, paragraphe 9, fixe le minimum : au moins les résultats des trois dernières années, conservés et tenus à la disposition des autorités de contrôle. C’est un minimum, pas une limite. Dans la pratique, l’historique se conserve toute la vie de la machine, car c’est le seul moyen de reconstituer ce qui a été fait quand une panne se répète, quand la machine est vendue ou après un accident. Les procès-verbaux des vérifications périodiques réglementaires restent avec la notice de l’équipement.
Le registre peut-il être sur Excel, ou doit-il être en papier ?
La norme demande que les résultats des contrôles soient consignés par écrit et tenus à la disposition des autorités de contrôle, sans préciser le support : papier, tableur et registre numérique se valent. Ce qui compte, c’est que toutes les informations soient présentes, que chaque ligne se rattache à une machine identifiée et à une personne, et que les pièces jointes se retrouvent. La différence pratique se situe dans l’historique : sur une feuille, la date de la dernière intervention est en général réécrite par-dessus, ce qui fait justement disparaître la partie à conserver.
Quelle différence entre le contrôle que je fais moi-même et la vérification réglementaire ?
Le contrôle périodique relève de l’employeur (article 71, paragraphe 8) : la fréquence vient des indications du fabricant ou des règles de l’art, il est exécuté par une personne compétente — interne ou externe — et le résultat reste par écrit dans votre propre registre. La vérification réglementaire (article 71, paragraphe 11) ne concerne que les équipements listés dans l’Allegato VII (l’annexe VII du D.Lgs 81/2008), suit la périodicité fixée par l’Annexe elle-même, est exécutée la première fois par l’INAIL (l’organisme italien d’assurance contre les accidents du travail) puis par l’ASL ou l’ARPA (autorités régionales de santé et d’environnement) ou un organisme habilité, et est à la charge financière de l’employeur. Elle produit un procès-verbal de l’organisme : un document distinct du registre, que le registre se contente de mentionner.
ToriSet tient-il le registre des machines à ma place ?
ToriSet vous aide à le tenir : chaque machine a sa fiche avec numéro de série, site, photos, notice et documents joints ; chaque intervention reste dans l’historique avec sa date, son résultat, le nom de qui l’a faite et le rapport d’intervention joint ; la prochaine échéance se calcule depuis la dernière intervention — en mois, en heures d’utilisation, ou ce qui arrive en premier — et le rappel arrive par e-mail 30, 14, 7 et 1 jour avant à qui doit intervenir. Les contrôles et vérifications restent du ressort de qui les exécute, et le registre prévu par l’article 71 reste l’obligation de l’employeur.
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Sur une feuille, la ligne se réécrit par-dessus et l’historique disparaît. Réunissez chaque machine dans une fiche avec sa notice, son plan et ses rapports d’intervention : les échéances se calculent depuis la dernière intervention et les rappels arrivent à qui doit intervenir.
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