Un échéancier de maintenance n’est pas une liste de dates : c’est une règle de calcul et un nom à côté.

En italien, le mot s’écrit de deux façons : « scadenzario » et « scadenziario » — la première est celle des dictionnaires, la seconde celle que la plupart des gens tapent spontanément. Dans les deux cas, il s’agit de la même chose : la liste des interventions de maintenance qui reviennent, avec la date de la prochaine. Le problème, c’est que la plupart des échéanciers naissent à l’envers, en partant des dates dont quelqu’un se souvient et en les mettant en colonne. Cela fonctionne tant qu’il y a dix équipements et une seule personne pour les suivre.

Un échéancier qui tient la route quand les équipements passent à quarante fait trois choses. Il garde une ligne par intervention de maintenance récurrente, pas par machine : un extincteur à lui seul en occupe quatre. Il calcule la prochaine date au lieu de la recopier, en partant de la date de la dernière intervention réellement effectuée. Et il met un nom en face de chaque ligne, parce qu’une échéance sans responsable n’appartient à personne — et personne ne la remarque avant qu’elle ne soit passée.

La suite de cette page est la forme minimale : les neuf colonnes nécessaires, les trois règles de calcul de la prochaine date, d’où vient le chiffre que vous inscrivez dans la colonne de périodicité, et les points précis où un tableur cesse d’être fiable.

La première est au calendrier : un nombre de mois à partir de la dernière intervention réellement effectuée. Le contrôle semestriel d’un extincteur fait le 12 février place le suivant en août, pas en juin parce que « les contrôles se font en juin » : on compte à partir de la date réelle, et qui laisse glisser une visite d’un mois traîne ce décalage pour toujours. C’est la règle la plus répandue, et aussi celle qui se trompe le plus souvent, parce que sur un tableur la prochaine date s’écrit à la main et reste où elle est quand l’intervention se déplace.

Une variante du calendrier est la date fixe : « avant le 30 avril de chaque année », ou l’échéance imprimée sur un document ou poinçonnée sur l’appareil — le contrôle technique d’une camionnette, l’année d’épreuve du réservoir d’un extincteur. Ici la prochaine date ne dépend pas de la date de la dernière intervention : c’est le document qui la fixe, et on la recopie de là. La garder distincte des autres évite de recalculer une date qui ne se calcule pas.

La deuxième règle est au compteur : heures de marche, kilomètres, cycles de travail. La révision d’un compresseur « toutes les 500 heures » n’a pas de date tant que personne n’a relevé le compteur, et 500 heures se font en trois mois ou en onze selon la saison. Il faut donc deux choses qu’un calendrier n’a pas : le relevé avec sa date, et l’habitude de le mettre à jour. De deux relevés on estime la consommation, et de la consommation on déduit quand les heures restantes seront épuisées.

La troisième combine les deux premières : « toutes les 100 heures ou 12 mois, ce qui arrive en premier ». Deux horloges qui tournent ensemble, et c’est la plus rapide qui gagne. C’est la règle inscrite sur la plupart des notices de moteurs, et c’est celle qu’un tableur tient le plus mal : on finit par suivre l’horloge la plus commode — les mois, qui avancent tout seuls — et par s’apercevoir des heures quand la machine les a déjà dépassées.

La première faiblesse, c’est l’historique. Sur un tableur, la prochaine date tient dans une cellule, et quand l’intervention est faite, cette cellule est écrasée : la date précédente disparaît et le résultat n’a jamais existé. C’est le contraire de ce que demande le D.Lgs 81/2008 à l’article 71, paragraphe 9 — les résultats des contrôles consignés par écrit, avec au moins ceux des trois dernières années conservés et tenus à la disposition des organismes de contrôle. Un échéancier qui ne garde que la ligne d’aujourd’hui n’a rien à montrer d’hier.

La deuxième, c’est que les documents sont ailleurs. Procès-verbaux, rapports et factures finissent dans un dossier réseau classé par fournisseur ou par année, tandis que la feuille ne connaît que les dates : le jour où quelqu’un demande le procès-verbal du contrôle de mars, la date se trouve en une seconde et le PDF en une demi-heure. Deux archives qui parlent de la même chose et qui s’ignorent.

La troisième, c’est qu’un tableur ne prévient personne. La cellule rouge ne fonctionne que si quelqu’un ouvre le fichier, et le fichier ne se trouve que sur un seul ordinateur : qui le tient à jour part en congés, change de poste ou change d’emploi, et l’échéancier quitte l’entreprise avec lui. La quatrième est la plus silencieuse, et c’est une colonne qui n’existe pas : sans un nom en face de la ligne et sans la source en face de la périodicité, personne d’autre ne peut prendre l’échéance en charge, ni vérifier que ce chiffre est juste.