Entre le tableur Excel et la GMAO industrielle, il y a presque toute la maintenance d’une PME.

CMMS signifie Computerized Maintenance Management System, ce qu’on appelle en français une GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) : un système informatique de gestion de la maintenance, né dans les services où la maintenance est un métier à temps plein. Son cœur n’est pas le calendrier mais l’ordre de travail — une demande qui devient une intervention confiée à un technicien, avec les heures passées, les pièces prélevées au magasin et le coût qui en ressort. Autour de cela gravitent les stocks de pièces détachées, les contrats fournisseurs et les tableaux de bord avec les indicateurs du service.

Dans la plupart des petites entreprises, la maintenance n’a pas de service : elle a une personne qui s’en souvient. Le problème n’est pas de répartir une intervention entre six techniciens, c’est de savoir que le contrôle semestriel des extincteurs arrive à échéance dans deux semaines, que le compresseur est à 460 heures sur les 500 de sa révision, et que la vérification de la mise à la terre remonte à cinq ans. C’est un problème de registre et d’échéances, pas d’ordres de travail.

D’où le malentendu de qui recherche « logiciel de gestion de maintenance » : on atterrit sur des outils pensés pour vingt techniciens de maintenance et on conclut qu’ils sont trop compliqués, ou bien on reste sur le tableur Excel parce que tout le reste paraît surdimensionné. Entre les deux se trouve le segment dont la plupart des PME ont besoin — un registre d’actifs partagé, avec les échéances calculées et les documents joints — et c’est la partie dont on parle le moins.

Un tableur suffit quand les actifs sont peu nombreux et stables, qu’une seule personne les suit et que personne ne vous demande de présenter l’historique. Dix ou quinze lignes, une ou deux échéances par ligne, toutes au calendrier : un fichier bien tenu, mis à jour après chaque intervention et imprimé de temps en temps, tient très bien la route — et vaut mieux qu’un outil acheté puis abandonné au bout de trois mois.

La forme écrite, du reste, est exigée par la réglementation, pas par le logiciel. En Italie, le D.Lgs 81/2008, art. 71 al. 9, exige que les résultats des contrôles soient consignés par écrit et qu’au moins ceux des trois dernières années soient conservés et tenus à la disposition des organes de contrôle : c’est une exigence de contenu et de conservation, pas d’outil. Un tableur imprimable satisfait à la forme écrite, et aucun logiciel ne rend valable une donnée qui n’y figure pas.

Le tableur cesse de suffire quand l’une de ces trois choses arrive : les personnes qui doivent voir les échéances deviennent deux, et le fichier ne vit que sur l’ordinateur de l’une d’elles ; les périodicités ne sont plus toutes au calendrier, parce que les heures du compresseur ne tiennent pas sur un calendrier ; ou bien l’historique devient nécessaire et l’on découvre que la cellule de la dernière date a été écrasée quatre fois. Le vrai signal n’est pas le nombre d’actifs : c’est la première échéance passée sans que personne ne s’en aperçoive.

Une GMAO est le bon choix quand la maintenance est une activité organisée et non une liste d’échéances : il y a une équipe à qui affecter le travail, les demandes d’intervention arrivent de la production et doivent être réparties, les pièces détachées ont un magasin avec des stocks et des seuils de réapprovisionnement, et le coût de chaque arrêt doit être imputé quelque part. Si ces quatre phrases décrivent votre entreprise, le reste de ce guide vous concerne peu.

Les deux autres signaux sont les indicateurs et les intégrations. Si quelqu’un vous demande le MTBF (temps moyen entre pannes) et le MTTR (temps moyen de réparation) par ligne, la part de maintenance préventive dans le total, ou le coût de maintenance par pièce produite, il faut des données d’heures, de pièces et d’arrêts — et seul un outil conçu pour les collecter les collecte. C’est pareil si les référentiels et les ordres doivent circuler vers l’ERP ou le logiciel de production.

Le coût, dans ces cas-là, n’est pas que l’abonnement. Une GMAO se configure : référentiels hiérarchiques, cycles de maintenance, magasin, utilisateurs et permissions, puis la formation de ceux qui l’utiliseront tous les jours. C’est un projet, avec un responsable et un calendrier. En démarrer un pour quinze actifs et deux personnes est le moyen le plus rapide de se retrouver, trois mois plus tard, avec une GMAO vide et l’ancien tableur rouvert à côté.

ToriSet couvre le segment intermédiaire : d’une dizaine à quelques centaines d’actifs, des échéances issues d’une norme ou de la notice du fabricant, plusieurs personnes qui doivent les voir. Chaque actif a sa fiche avec site, numéro de série, photo et documents joints ; les échéances se calculent depuis la dernière intervention enregistrée — en mois, en heures d’utilisation ou « ce qui arrive en premier » — et les rappels partent par e-mail 30, 14, 7 et 1 jour avant, à vous et à qui doit intervenir. Les interventions restent dans l’historique avec résultat et pièces jointes, et un QR sur l’actif ouvre sa fiche à qui l’utilise.

Ce que ToriSet ne fait pas compte autant que le reste, parce que c’est la raison pour laquelle un autre outil est parfois la bonne réponse : il ne gère ni ordres de travail ni demandes à répartir à une équipe, il ne tient pas de magasin de pièces détachées, il ne fait pas de comptabilité des coûts par intervention et ne calcule pas d’indicateurs comme le MTBF et le MTTR. Il ne certifie rien : les vérifications périodiques restent du ressort des organismes habilités, le technicien de maintenance reste le technicien de maintenance, et les obligations restent à la charge de l’employeur.

Les formules, clairement : Free comprend 10 produits et 3 personnes, n’expire pas et ne demande pas de carte bancaire ; Pro va jusqu’à 50 produits et 5 personnes pour 9 €/mois + TVA ; Ultimate jusqu’à 250 produits et 10 personnes pour 29 €/mois + TVA. Les composants qui se trouvent à l’intérieur d’un autre produit — la pompe d’une installation, le moteur d’un bateau — ne consomment pas la limite de la formule : un registre détaillé ne coûte pas plus cher qu’un registre sommaire.